#8 Streak, Inbox

 A mai digitális világban egyre több az internetes szemét, amely között a fontos információ elvész.
Nap napról napra egyre több helyről érkeznek e-mail-ek, leginkább promóciós hírlevelek. Bármennyire is akarjuk, nem tudjuk elkerülni. Kénytelenek vagyunk elfogadni egy program telepítésekor, egy honlapra való regisztráláskor, bank, tv, internet, mobilszolgáltató esetében is.

TÖBB FIÓK

Az egyik alapvető módszer, hogy készítünk egy hivatalos és egy magán email címet.

Ezzel két problémám van, hogy egy idő után elkezdenek keveredni az emailek. Magánra érkezik munkahelyről, mondván, hogy ezt gyakrabban olvasod. A hivatalos email címre promóciós levelek... persze még így is könnyebb mintha ömlesztve lenne. A nagyobb problémám az, hogy két e-mail fiókot kell ellenőrizni, és az több mint az egy.

SZŰRŐK

Én egy emailfiókot használok. Ha egy kis időt szentelünk a beállítására, akkor áttekinthető marad. 
1. leiratkozás a nem olvasott levelező listákról, hírlevelekről
2. az e-mail-ek kategóriák szerinti szűrése (ezt már a google automatikusan elvégzi)
3. kategóriák tovább bontása
4. kategóriák szerinti feladat -beállítás olvasottként

Pl. Van olyan levelező lista, ahol napi 10-15 emailérkezik. Kb. heti 1-2 érint, emiatt maradok a levelező listán. Beállítom, hogy erre a levelező listára érkezett üzeneteket olvasottnak állítsa.
Nem zavar, hogy jön, minden este átdutom és kitörlöm őket, ha nem hasznosak.

INBOX

Pongyolán fogalmazva, a g-mail fiók egy másik megjelenítési módja.
Előnye:
átláthatóbb
levelek kategorizálása intelligensebb
levelek "szundiztatása"
(ha még nem aktuális a levél, akkor beállíthatód, hogy például 1 nap múlva újra megkapd) 
kész/elhalasztott e-mail-ek
STREAK
A másik hasznos alkalmazás a gmail kiegészítője, a streak. Ezzel un. csatornákat és dobozokat hozhatsz létre. 
Például:
Dolgozol egy vállalatnál, akkor létrehozol egy vállalat csatornát. 

Read More

#7 ABCDE technika

  Soha sem lesz annyi időnk, hogy az összes feladatot elvégezzük. Ha most fogsz egy darab papírt és minden elvégzendő feladatot ráírsz, rájössz, hogy nincs annyi időd, hogy mindet elvégezd.

A célokról
  "Mi az élet célja?" mindenki feltette már ezt a kérdést, az az oka, hogy mindig célját, értelmét keressük a dolgoknak.
Célok nélkül elveszettek vagyunk. Mindig kell, hogy legyen célunk, mert a célok azok, amik motíválnak.
  Például mielőtt elmész futni célt tűzöl ki magad elé. Ma 2 km-t futok le, ma 10 percig fogok futni. Ha cél nélkül kezdesz futni, akkor nem látod a végét és amikor elkezdesz fáradni leülsz a legközelebbi padra. Ha viszont tudod, hogy már csak 500 méter van hátra, hogy már csak 3 percet kell kibírni, akkor összeszeded a maradék erődet és megcsinálod. 
 Ha egy 100 oldalas dolgozatot kell írnod, de a 8. oldal után elfáradtál, akkor lepihensz. Ha a célod a 10 oldal megírása, akkor még megírod azt a 2 oldalt is, mert el akarod érni a célodat, nem akarsz kudarcot vallani és ez boldogsággal fog eltölteni.

  A napod megtervezése egyenlő a célok kitűzésével. Így értelmet nyer a napod is!
Így tervezd meg a napjaidat, a hetedet, és az évedet is.

  Fontos, hogy ne csak az aznapi feladatokat vedd számba. Vannak olyan célok, amelyek hosszútávúak. Például az idegennyelv felfrissítése fél év alatt. Ezek olyan nagy léptékű célok, hogy az elkezdése "majd holnapra esik".
  Nincs időd arra, hogy halasztgasd, a holnapi nap is ugyan olyan, mint a mai, és neked el kell érni a célod, ha görgeted magad előtt, akkor sose jutsz át rajta. Fel kell osztani kis részekre, például ma átnézek 25 szót, vagy egy igeidőt. És a jelentéktelen feladatok helyére rakni.
  
Jelentéktelen feladatokról
Általában a jelentéktelen, gyorsan elvégezhető feladatoknak lelkesebben kezdünk hozzá, és el is végezzük azokat. Email írás, gyors bevásárlás, telefonhívások, viszont ezek mégsem vezetnek jelentősebb változáshoz. A nap végére maradt nagyobb feladatok miatt úgy érezzük, hogy mégsem haladtunk előre.

  "Sokkal több időt szentelünk az olyan kisebb feladatoknak, amelyek jelentősebb eredményt mégsem produkálnak."

ABCDE
Az ABCDE technika ezen segít. Ezzel a módszerrel a könnyen elvégezhető, gyors feladatok helyett a tényleges előrehaladást segítő feladatokat készítjük el, a sorsfordító kérdésekben hozunk döntést.

Alkalmazása A módszer lényege. hogy egy jól felépített, strukturált listát hozunk létre, amely a legfontosabb feladatokra helyezi a hangsúlyt.

A: A legfontosabb teendők.
  Ezeket el kell végezned, mert ezek elmulasztásával komoly következményekkel kell  szembenézned.
  Pl.: határidős projektek, tárgyalások...
B: Fontos teendő
  Ezeke elmulasztásával komoly következményekkel nem kell szembe nézned, van lehetőséged pótolni.
  Pl.: e-mail-re való válaszolás, telefonhívás, ígéret teljesítése.
C: Semleges
  Ezeknek a feladatoknak elmulasztása, semmilyen negatív hatással nincsen az életedre.
  Pl.: elolvasni egy cikket, megnézni egy filmet
D: Fontos, de másra bízható
  Ezeket a feladatokat el kell végezni, de másra is rá tudod bízni.
  Pl.: befizetni a számlát, ajándékvásárlás
E: Nem fontos
  Ezek a tevékenységek csak az időd kitöltését szolgálja, gyakorlati haszna nincsen.

Sorrend
Ezek után meg sorrendet kell állítani az egy kategóriákban szereplő dolgok között.
  A kategóriában vannak olyan események, tevékenységek, amiket egy adott időpontba kell elvégezni, vagy határidőhöz kötött pl. tárgyalás A1. Ezek lesznek a legfontosabbak, ezeket nem lehet kihagyni és eltolni sem.
Ez alá rendeljük a többi tevékenységet. pl. beszámoló elküldése A2. (ha a beszámoló a tárgyalásra kell, akkor az lesz a legfontosabb, mert a tárgyalást szolgálja ki, azaz határidős, így Beszámoló A1 és Tárgyalás A2)
   B kategóriában fontosabb az üzleti telefonhív B1, mint egy  B2 e-mail. Majd a barátodat felhívni B3. Egy ismerős jobban megérti, ha később keresed, mint egy üzleti partner.
   C kategóriában a mérvadó az kell, hogy legyen, hogy melyik ad plusz tudást.
Így mondjuk C1 cikk olvasás C2 megnézni egy filmet.
   D kategóriában szintén a határidők döntenek, a számla befizetése D1 fontosabb, mint lenyírni a füvet D2
   D kategóriába sorolt tevékenységet jobb ha kitörlöd életedből, de legalábbis hanyagolod. Meglátod, nem fog hiányozni. Kikapcsolódni kell, de tudni kell, mikor van itt az ideje. 


LISTA:
A1 Tárgyalás
A2 Beszámoló elküldése
B1 üzleti hívásB2 üzleti e-mail
B3 barátot felhívni
C1 Cikk olvasása
C2 megnézni egy filmet
D1 számla befizetése
D2 lenyírni a füvet
E3 sorozatnézés

Lista finomítása
  Ezzel az a probléma, hogy ha a példánkban a tárgyalás dél után van, akkor megtévesztő, hogy legelső feladatnak raktuk be. De prioritás miatt ott kell, hogy legyen, de mire elérünk oda, már a C kategóriánál tartunk.
   A D1 számunkra nem fontos, mert más végzi el, de a feladat kiosztását jobb minél hamarabb említeni az értettnek.
Így az olyan feladatokat, amik időhöz vannak kötve, vagy másra bízod jobb oldalra írom.
  Megcsináltuk a cikk elején lévős célkitűzéseket is és az angol nyelvismeretet felfrissítését is beiktattuk.

LISTA

16:30 A1 Tárgyalás

A2 Beszámoló elküldése
B1 üzleti hívás
B2 üzleti e-mail

B3 25 angol szó átismétlése

B4 barátot felhívni
C1 Cikk olvasása
C2 megnézni egy filmet

D1 számla befizetése

D2 lenyírni a füvet

Előnye

• Azokat a feladatokat csináljuk meg először, amelyekkel jelentős sikereket érhetünk el, ami ténylegesen hozzá tesz az életünkhöz.
• Délelőtt aktívabbak vagyunk és ekkor csináljuk a komoly feladatokat.
• A nem olyan fontos dolgokra nem fordítunk több időt, mint amennyi szükséges, a nap végére kerül, amikor már nem tudunk időt fecsérelni rá.
• Az  idő rabló tevékenységeket elfelejtjük.

Read More

A lista készítésénél be kell tartani néhány fontos szabályt.

  Mindenki szokott listát írni a teendőről, hogy lássa a feladatok mennyiségét. 

  A TO-DO-LIST szinte ugyan ez, viszont a célja a legfontosabb feladatok összegyűjtése és a célkitűzés. Nem keverendő össze a #2 CETLIZÉS és a #7 ABCDE technikákkal.

A lista készítésénél be kell tartani néhány fontos szabályt.

7 teendő szabálya
  Maximum 7 dolgot tudunk egy nap elvégezni. Ha többet írtunk fel a listára akkor nem jutunk a végére és a következő napra csúsztatjuk.

 Lehet mondani, hogyha nem írjuk fel akkor is. Ez így is van. Ha viszont felkerül a listára és onnan áttoljuk a következő napra akkor nem szoknunk hozzá ahhoz, hogy tiszteljük a listát, hogy ami rajta van azt el kell végeznünk!

7 perc szabálya

  Minden este és reggel szánjunk a TO-DO-LIST-re pár percet, de nem legyen több 7 percnél. Felesleges több időt szánni erre, nem a feladat előkészítése, részletes megismerése a lényeg, hanem az összegyűjtése.

Parkoló
  Listádat elszeretnéd végezni, de ez nem lesz egyszerű! Napközben jöhetnek újabb feladatok. Telefonhívás egy tárgyalásról, egy beszámoló 2 nap múlva.
  A lényege, hogy a napközben beérkező feladatokat parkolóra állítod. Nem kezdesz bele, nem merülsz bele, hanem felírod a #cetlidre és folytatod a munkádat.
  Ha van beleszólásod a határidőkbe, akkor számolj úgy, hogy a holnapi naptól tudsz az újabb feladatnak nekilátni és ehhez mérten adj időpontot. Ha a napi listádat folyamatosan változtatod, akkor nem végzel vele.
  Persze vannak olyan helyzetek, hogy nem lehet dönteni, akkor nem a feladat beszúrása a megoldás, hanem az újratervezés mérlegelve a feladatok fontosságát
  Emailek halsztására használasztására nagyszrű az inboxot. (Cikk: #8 Streak, Inbox)

Este, reggel

  Minden este készítsd el a listádat, így nem kell ezen már az ágyban agyalnod, illetve alvás közben is a tudatalattid nyomatékosítja a feladatokat.
  Reggel, mielőtt hozzá vágsz a napnak fusd át a listádat.
pl.: Tárgyalás | Üzleti hívások és e-mail-ek | Számlabefizetés | Angol tanulás
Látod, hogy a célokat kitűzted, de a megvalósítás, az ütemterv hiányzik, ezért prioritási sorrendet kell felállítani.


 #6 TO-DO-LIST+#7 ABCDE technika+ #4 POMODORO
Az ABCDE módszerrel állítsd fontossági sorrendbe a teendőket. Emeld ki az eredeti listádon szereplő elemeket, mert ezek voltak a tényleges célok és bővítsd a hasznos vagy pihenést szolgáló teendőiddel is, amelyre ha marad idő, elvégzed.
Végül tűzz ki határidőket, használhatod a pomodoro-t is. írd le, hoogy hány 25 perces pomodorot szánsz egy feladatra. Ez is motivál, és csak a szükséges mennyiségű időt szánod a feladatra.

Végül a napi teendőlista

16:30 A1 Tárgyalás

 A2 Beszámoló elküldése

B1 üzleti hívás
B2 üzleti e-mail

B3 25 angol szó átismétlése

B4 barátot felhívni
C1 Cikk olvasása
C2 megnézni egy filmet

D1 számla befizetése

D2 lenyírni a füvet

E3 sorozatnézés

Ugye, máris egyszerűbb belevetni magad a munkába, nem érzed, hogy minden feladat egyszerre szakadt rád.

Read More

#05 POMODORO 2.rész

„A munkavégzést mindig addig húzzák, 

hogy kitöltse az elvégzendő feladat rendelkezésére álló időt”.

Reggel 8-kor kiderül, hogy délig el kell készítened egy prezentációt. Nekilátsz, és meg sem állsz délig.
Ha ezt a munkát csak 14 órára kell elkészítened, akkor is hozzálátsz, és 14 órára leszel kész.

A különbség az, hogy a második esetben nem kellett  sietned emiatt nem is siettél, kitöltötted a rendelkezésre álló időt. Azaz 2 órát pazaroltál az idődből. Valószínűleg olyanra fordítottad az idődet, energiádat, ami nem is volt lényeges, nem adott lényeges pluszt a munkához vagy egyszerűen mással is foglalkoztál (hosszabb szünet, e-mailek nézegetése), azaz nem dolgoztál hatékonyan.
  Ha a pomodoro-t használod, akkor olyan tempóban fogsz dolgozni, mint ahogy az első esetben.
  Ennek ellenére ki kell tűznöd hány periódust szánsz a feladatra, ezzel is motiválod magad, és a jelentéktelen dolgokra, amely már nem ad lényegi pluszt a feladathoz nem fecsérelsz több időt.

Még két tipp
Ne használj stoppert, időzítőt használj, ami jelez neked, így nem fogod folyamatosan az órát nézni,

A feladataidat bontsd kisebb részekre, így könnyebb is lesz nekikezdeni, és a munkával is érzed hogy haladsz, mikor teljesítesz egy pomodoro szakaszt. (#egy lépécs technika)


Előnyök

• nincsen multitasking,tényleg csak egy dologra koncentrálsz
• nem szánsz több időt egy feladatra, mint amennyi szükséges
• sikerérzet a rövid szakaszok teljesítése után

Rajongók:
Steven Sande (nem hivatalos apple blog szerzője)

„Néha fogalmam sem volt, hogyan rendszerezhetném egy napomat, egyszerűen azért, mert ide-oda ugráltam a feladataim között és soha nem végeztem egyikkel sem.” -nyilatkozta, mielőtt a pomodore rajongója lett.

Sue Shellenbarger (Wall Street Journal munkatársa

 „most már nem aggódom az időbeosztásom miatt és sokkal hatékonyabban tudok dolgozni; felfrissülök a szünetek alatt és például egy cikk korrektúrázása fele annyi időt vesz igénybe, mint azelőtt”.

Ellenzők:
Colin T. Miller (Yahoo! munkatársa és blog írója kipróbálta a módszert)

„A Pomodoro egy mindent vagy semmit technika” – mondja. „Vagy egyhuzamban 25 percet dolgozol és lejegyzel egy X-et vagy nem tudtad megcsinálni a pomodorót és elbuktál. Lehet, hogy az ikszelés a teljesítményed mérhető jele, de idővel elkezded magad rosszul érezni, ha egy 25 perc alatt nem végeztél valamivel.Vagy ott vannak a meetingek. Mondjuk, hogy 4:30-ra tervezek egy értekezletet. Már 4:10 van, tehát 20 percem van a találkozó kezdetéig. Ez idő alatt már nem kezdek bele egy újabb pomodoróba, mert tudom, hogy nem lenne elég időm (25 percem), hogy végezzek vele.”

Mario Fusco 

„Tényleg nem vagyunk képesek odafigyelni stopper nélkül?… Láttál már olyan mérnököt, aki órát használt a munkájához, hogy koncentrált maradhasson? Szerintem így van ez minden felelősségteljes szakmánál: amin komolyan dolgozol, arra odafigyelsz. Szóval vidd vissza a konyhába azt a stoppert és próbálj meg profin és hatékonyan dolgozni.”

Véleményem
Ismerek olyat, aki annak ellenére, hogy érti az anyagot külön tanárhoz jár, mindössze amiatt, mert nincs motivációja magától leülni gyakorolni és ő még fizet is érte. 
A pomodoro ilyen estben is segíthet. 

De meglátásom szerint a technika nem csak arról szól, hogy nem tudsz leülni és csinálni a dolgod. Én például órákig tudok dolgozni, tanulni szünet nélkül, de az se jó. Én azért használom, hogy 100%-on teljesítsek, amíg a tanulással/munkával foglalkozok és ezzel időt spóroljak. 

Read More

#4 POMODORO 1.rész

  Hányszor előfordul, hogy azt mondod leülsz 1 órára tanulni, de végül rájössz, hogy e-mailt olvastál, facebookoztál vagy csak egyszerűen elkalandoztál. 
  Ez azért van mert az emberek átlagosan 20-25 percig tudnak koncentrálni, utána lankad a figyelmük és ilyenkor elkalandoznak és eszükbe jut, hogy nem is nézetek ma még e-mailt vagy, hogy írnom kell facebook-on egy ismerősömnek, s nem is kell mondani, hogy ez nem 1-2 percre ragadja el az embert.

Pomodoro
  A pomodoro ezt a problémát oldja meg. Ezt a technikát 1980-as években Francescho Cirillo fejlesztette ki. Azért illesztettem be egy paradicsom formájú időzítőt, mert Francescho Cirillo ehhez hasonlóan mérte a hátra lévő időt. S később erről is kapta a nevét a technika a nevét.

Hogyan működik?
 A technika nagyon egyszerű. 25 percig csak a tevékenységedre koncentrálsz, majd tartasz egy rövid szünetet, majd jöhet megint 25 perc munka. A 4. szünetet pedig egy hosszabb 15-30 perces szünet. 

25 perc
  Fontos, hogy 25 perc alatt semmi mással ne foglalkozz, csak a munkára fókuszálj, és ezt szigorúan be kell tartani. Ne hagyd, hogy megzavarjanak, mert csak így tudsz 100%-osan teljesíteni.
  A telefont érdemes némára állítani, hogy az se zökkentsen ki, frusztráló, ha a telefonod pittyeg, mert üzeneted jött facebookon, viberen és az ember nem állja meg, hogy ne nézze meg ( ha mégse megy, akkor ajánlom a #PushBullet cikkemet)
 A lényeg, hogy maximum 25 perc múlva úgyis lehetőséged lesz visszaírni/visszahívni. Ha mégis fel kell venned, akkor mondd, hogy x perc múlva hívjon vissza, ha lehet. 20 perc nem sok idő neki, viszont meglátod neked is eltelik majd gyorsan, mégis rengeteget fogsz tudni haladni.

5 perc
Ha lejárt az időd, akkor bárhol tartasz be kell fejezni, és 5 perc szünetet kell tartani, ebben is légy szigorú önmagaddal. Ilyenkor megnézheted az e-maileket, hívásokat. Vagy egy rövid cikket elolvasol, nyújtózkodsz egyet és tiszta fejjel visszaülsz.

Mire elérsz a hosszú szünetig, addigra már 100 percet dolgoztál! De nem lesz megerőltető, mert felosztottad és pihentél is. Viszont maximálisan teljesítményeden tudtál dolgozni.

.#POMODORO 2.rész

Read More

#3 RescueTime

  Találtam egy nagyon jó programot, a RescueTime-ot, amit ma kis is próbáltam és nagyon meggyőző volt.
  A program folyamatosan fut a háttérben, és figyeli, hogy mennyi ideig vagy egy programba, vagy egy adott honlapon.
  
Előny, hogy nagyon egyszerűen beállítható, az alap beállítás is jó,de könnyen finomra lehet hangolni, hogy az egyes tevékenységek mennyire hasznosak vagy haszontalanok.

  

  Így egy képet kapsz arról, hogy mennyit időt töltöttél hasznosan vagy haszontalanul. De nagyon jó arra is, hogy rájöjj, hogy tanulás vagy munka közben mi az ami elvonja a figyelmedet, és mennyi időt fordítasz ténylegesen az adott tevékenységre.

Lehetőség van óránkénti bontásra kategóriák szerint.

Degyszerűen oszlopdiagramba is megnézhetjük.

A program arra is kiváló, hogy megfigyeld, a nap melyik időszakaiban vagy a legproduktívabb és ehhez mérten tudod majd a fontos feladatokat ütemezni.

A RescueTime-nak van androidos verziója is, illetve chrome plugin-ja, és a gmail-hez is hozzá lehet adni.

A program 2 hétig ingyenes, érdemes kipróbálni, ez épp elég idő arra, hogy megismerd gépezési szokásaidat. A későbbiek során pedig jó arra, hogy összehasonlítsd, milyen javulást érsz el az időd menedzselésével.

Hivatalos honlapja: 
https://www.rescuetime.com
Androidos verzió mobilra/tabletre: 
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.rescuetime.android

Read More

#2 CETLIZÉS

"Régebben, ha hallottam egy új számot, akkor megjegyeztem a címét vagy szövegét, hogy később megkereshessem. De persze elfelejtettem, ha pedig valami derengett, akkor akár fél órát is kerestem, hogy mi lehetett az a szám, ez pedig felesleges időfecsérlés volt."

Először egy olyan technikát mutatok be, amelyet mindenki ismer, de mégsem használjuk hatékonyan. Ennek oka, hogy nem ismerjük minden előnyét és fontosságát.

Ezt a technikát a bejegyzés elolvasása után máris tudod alkalmazni, és pár nap múlva láthatod is az eredményét.

Mi az a cetlizés?

 Fogsz egy darab papírt, amire leírod a gondolataidat, mindent, amire később emlékezned kell majd.

 Gondold csak el, beadandó dolgozatot írsz, eszedbe jut, hogy kell tartalomjegyzék, megjegyzed, hogy a végén ki ne hagyd. Fedőlap is kell, a 3. oldalon módosítani kell a táblázatot, szomjas vagyok, vennem kell innivalót, de akkor már egy almát is veszek... Csak úgy cikáznak a gondolatok a fejedben, s hogy ki ne hagyj, semmit néha elismételed, újra felidézed mit is kell majd tenni.

  Ez olyan, mintha a beadandód írása közben egy verset szavalnál, leköti az agyad egy részét. Akkor tudsz 100%-on teljesíteni, amikor csak a feladatra koncentrálsz, emiatt fontos, hogy üres, tiszta legyen a fejed közben.

 Ezért írsz le mindent egy papírra. Már talán most nem emlékszünk az összes előbb felsorolt teendőre. Két óra alatt pedig biztos, hogy valamit elfelejtünk, így a munka minősége rosszabb lesz, vagy pedig a boltba kétszer kell menni, és ez felesleges időkiesést okoz.

Előnye:

Jobban tudsz az aktuális feladatra koncentrálni. Nem felejted el elvégezni a legapróbb dolgot sem.

Öntapadós cetli vs. határidőnapló vs. A4-es lap
  A szokásos öntapadós cetli a legkézenfekvőbb, de nem ajánlom erre a célra. Az öntapadós sárga cetlinek a célja, hogy felhívja a figyelmet, egy fontos közölni valóra. Felragasztod, majd ha már nem aktuális, akkor kidobod. Kényelmetlen, ha mindig odaragasztod valahova, majd leveszed, ha írni kell rá.
  A határidőnaplóba való jegyzetelésnek a hátránya, hogy a sok apró dolgok mellett elvesznek az információk.
  Én egy sima A4-es fehér papírt ajánlok, amire szabadon írhatsz, rajzolhatsz, majd ha már nem kell eldobhatod.
Az egyszerűbb jobb!

Tapasztalat
Ez az igen egyszerű, de hasznos technika sokat javított a teljesítményemen, nem aggódok azon, hogy elfelejtek valamit, üres a fejem, így jobban is tudok koncentrálni.

Read More

#1 BEVEZETŐ

Read More